Velikokrat se nam zgodi, da smo prepričani, da smo sodelavcem vse do potankosti razložili, a čez nekaj časa, ko bi stvari morale biti končane… nas zadene »kap«!
Seveda krivimo izvajalce, zelo malokrat pa vprašamo sebe, ali smo dejansko povedali, kaj smo naročili, ali smo sploh preverili, kaj smo naročili, kaj so razumeli…
Zelo redko!
Namreč prvo pravilo komunikacije je, da preverimo ali nas je sogovorik razumel, saj v naprotnem primeru se nam zgodi, da iz stvari, ki bi nam morala vzeti samo pol ure pravilne komunikacije, lahko nastane nočna mora, ki traja celo leto… samo zaradi prvega napačnega koraka.
Namreč, ko se z nekom pogovarjamo oz. mu naročamo, nam velikokrat po glavi teka miljon drugih informacij… a ne zavedamo se, da naš sogovornik ne vidi v našo glavo, ampak je osredotočen na to kar govorimo… ampak to je samo 7% informacij, ki jih želimo sporočiti, zato lahko pričakujemo v najboljšem primeru 7% tistega, kar smo si dejansko želeli naročiti.
Zato je pomembno, da se predhodno zberemo in fokusiramo v naročanje oz. posredovanje informacij, kajti toliko uspešno bo naročilo, kolikor energije bomo vložili vanj.
Ker v podjetju veliko informacij posredujemo naenkrat, je pomembno, da jih najprej vsebinsko razporedimo. Informacije oz. naloge se ponavadi predajajo na kolegijih, priporočljivo je, da je to ob ponedeljkih ali torkih.
Kolegij mora biti strukturiran.
Namreč informacije izgubijo na vrednosti, zaradi »psiholoških smeti«. To se informacije, ki jih imamo v svoji glavi in niso pomembne za našo življenje. V naši glavi se nahajajo, samo zaradi tega, ker jih ne pospravljamo, nastanejo pa zaradi tega, ker ne zaključujemo stvari, ter smo preveč priklopljeni na različne vire informacij, ki niso pomembni za življenje.
Zato kolegij strukturiramo v tri kategorije in vsaka kategoija traja od 15 do 20 min:
- del kolegija je vedno namenjen informacijam, ki niso življenjskega pomena, predvsem gre za tehnične in organizacijske oblike: ne dela telefon, težave pri zapiranju vrat, miška mi ne dela... na koncu naredimo sklep in določimo odgovorno osebo in termin.
- del kolegija je vedno namenjen informacijam, ki so pomembe za prihodnost: strategija, marketing, organizacijsko optimiranje... na koncu naredimo sklep in določimo odgovorno osebo in termin.
- V prvih dveh delih smo »očistili« informacije, ki nam zamegljujejo pozornost na aktualne težave oz. stvari.
- del kolegija je izključno namenjen aktualnim stvarem, od tistih, ki so nujno pomemba za življenje: prihodki, nezadovoljen stranke, zaključki projektov... na koncu naredimo sklep in določimo odgovorno osebo in termin.
Na ta način predajamao informacije zelo korektno in fokusirano. Je pa vseeno priporočljivo, da oseba, ki smo jim predali naloge, da nam vrnejo v obliki zapisnika, kaj so razumeli. Ter da jih mi občasno kontroliramo, kako in kaj delamo.
S tem zmanjšujemo stopnjo stresa in si podaljšujemo življenje.
*- opisana metoda se imenuje Dinamični Model Komuniciranja, ki je del Dinamičnega Modela Vodenja
Več pa lahko preberete v knjigah:
KOMUNIKACIJA Z NEZEMLJANI DINAMIČNI MODEL VODENJA
Leave A Comment