Zelo pomembno je, kako se organiziramo. Poleg reda na svoji mizi moramo imeti red tudi v svoji glavi. Nikar se miselno ne osredotočimo samo na projekt, saj mu lahko zaradi tega celo škodimo. Zavedati se moramo svojih prednosti in slabosti. Če menimo, da lahko te slabo vplivajo na projekt, jih moramo poskusiti odpraviti. Zavedati se moramo, da smo nadomestljivi. Če se projekta lotimo tako, da je odvisen le od ene osebe, tvegamo preveč.

Mi smo tisti, ki oblikujemo procese in ustvarjamo projekte

Pri tem moramo pozabiti na osebne komplekse, predsodke in kako se želimo s projektom dokazati, si postaviti spomenik. V projekt ne smemo vključevati svojih čustev in na delo ne prinašati osebnih težav.

Zelo pomembno je, kako se organiziramo. Poleg reda na svoji mizi moramo imeti red tudi v svoji glavi. Naš cilj mora biti jasen, in če se zavemo, da svojega dela ne bomo mogli v celoti opraviti, moramo s tem na jutranjem srečanju ob kavi seznaniti celoten projektni tim.

Dobro pripravljen urnik

Ko pridemo v službo, najprej pogledamo, kaj vse moramo danes storiti, in si organiziramo čas glede na prednostne naloge. Na koncu delovnega dneva pa pregledamo, kaj vse smo naredili, in si naredimo urnik za prihodnji dan. Vse moramo imeti zapisano – po možnosti v elektronskem koledarju, ki je del programske opreme projektna pisarna. Z zapisovanjem in razporejanjem nalog po projektih teh informacij ne nosimo v svoji glavi in nas ne skrbi, da bi kaj zamudili. Naša podzavest je tako razbremenjena.

Če našo podzavest primerjamo z računalnikom, bi lahko rekli, da je to osnovni spomin, ki ima omejene zmogljivosti. Ko se enkrat napolni, ga je treba počistiti. In vse informacije, ki jih imamo v glavi in niso še hkrati zapisane, imenujemo psihološke smeti. Smeti pa nam povzročajo stres in onemogočajo kreativno razmišljanje.

Mislimo tudi nase

Nikar se miselno ne osredotočimo samo na projekt, saj mu lahko zaradi tega celo škodimo. Pri načrtovanju projekta pomislimo tudi nase in pri načrtovanju časa vključimo svoje želje, aktivnosti.

S sistemom projektne pisarne namreč ne organiziramo samo podjetja in delovnega procesa, temveč tudi vse posameznike, ki so vanj vpleteni. Ljudje ustvarjamo delovni proces, in ker se od nas pričakuje, da bo proces nemoteno tekel 365 dni na leto, to pomeni, da bi morali biti v tem času stoodstotno prisotni in prisebni. Žal to ni mogoče, sploh če za sebe nič ne naredimo. Zato moramo za začetek dobro poznati sami sebe: od osebnostnih lastnosti do fizičnih zmožnosti. Sprejemamo lahko namreč samo tiste projekte, za katere realno ocenimo, da smo jih sposobni izpeljati.

Če imamo svoje telo za stroj, ga moramo redno vzdrževati. Paziti moramo, da dovolj in zdravo jemo, da telo dobi vse potrebne sestavine za nemoteno delovanje. Ne smemo pozabiti na telesno aktivnost, s katero ohranjamo dobro kondicijo.

Zavedati se moramo svojih prednosti in slabosti. Pozorni moramo biti na razvade, kot so lenoba, alkohol, nedokončana dela in podobno. Če menimo, da lahko te slabo vplivajo na projekt, jih moramo poskusiti odpraviti.

Zavedati se moramo, da smo nadomestljivi. Če se projekta lotimo tako, da je odvisen le od ene osebe, tvegamo preveč. Kaj, če se tej osebi kaj zgodi? Do sodelavcev in do sebe moramo biti iskreni in na tej podlagi graditi vodenje. In ne smemo misliti – če smo direktorji ali lastniki -, da je vse naše. Samo tako bodo projekti uspešni, proces v projektni pisarni pa varnejši.