Ker pa po navadi med delovnikom v osmih urah ne opravimo samo ene aktivnosti, temveč se nam velikokrat zdi, da jih je “nešteto”, se moramo vsake aktivnosti lotiti projektno. To pomeni, da se nanjo pripravimo, jo izvedemo in končamo. Med zaključkom prejšnje aktivnosti in začetkom nove pa mora biti odmor, kar pomeni, da misli na neki način odpočijemo, zadihamo in pogledamo naprej.

Če v življenju preveč hitimo, življenja sploh ne vidimo. Plastično si lahko to predstavljamo tako, kot če vozimo po avtocesti bistveno hitreje, kot je dovoljeno, potem vidimo samo še predor, po katerem se peljemo. Seveda je lahko to v redu, če pridemo od ene točke do druge točke hitreje in čas na cilju bolje izkoristimo. A spomnite se svoje izkušnje iz otroštva, ko ste se spuščali po toboganu. Vožnja je bila super doživetje, ker je trajala samo nekaj sekund, vsaka daljša vožnja pa bi v otroku zbudila strah, nelagodje, dajala bi mu občutek zaprtosti, utesnjenosti.

Zato je v življenju pomembno, da stvari ne trajajo predolgo, ker potem izgubimo občutek zanje. Je pa tudi res, da je vse odvisno od posameznika, od njegove sposobnosti koncentracije, kar pa je povezano s psihofizičnimi sposobnostmi. Življenje je namreč sestavljeno iz trenutkov. In zavedati se moramo posameznih delov, ker samo tako lahko sestavimo veliko sliko, sliko svojega življenja.

Za to, da se življenja lahko zave(da)mo, da je naše delo učinkovito, je najpomembnejši del odmor. Ja, odmor! Poglejmo s psihološkega vidika, kaj se dogaja v naši glavi. Ko imamo umsko delo, začnejo informacije, ki jih imamo spravljene na točno določenih mestih v možganskih celicah, potovati po prostoru, ki ga imenujemo zavest. Na poti ustvarjajo “smeti” enako kot avtomobil, ki onesnažuje okolje. Seveda je onesnaženost manjša, če že natančno vemo, kaj delamo. Če pa šele raziskujemo, študiramo, rešujemo problem, je onesnaženost dokaj velika.

Če na koncu informacij ne zložimo na svoje mesto oziroma zaključimo z umskim delom, potem se pretok informacij preseli v podzavest, kjer pa stvari ne moremo nadzirati in onesnaženje postane še večje. In tako se začnejo v naši glavi kopičiti psihološke smeti. Večja količina smeti najprej povzroča slab pregled, s časom pa tudi neprijeten “vonj” oziroma občutek. Pred tem seveda ne moremo zbežati, razen če si naložimo še več aktivnosti oziroma dela ali si celo pomagamo s kakšnim poživilom, kar pomeni, da nočemo videti resnice. Zato je treba smeti v glavi tudi čistiti.

Seveda ne obstaja čistilna naprava za čiščenje misli, temveč se moramo čiščenja lotiti na drugačen način. Rešitev najdemo v projektnem načinu dela. Teorija projektnega vodenja nam lepo pove, da gre za enkratno aktivnost in da je v osnovi sestavljena iz treh faz: priprave, izvajanja in zaključevanja.

Kar pomeni, da se moramo na vsako delo pripraviti, tudi če gre le za razmišljanje, in na koncu sprejeti sklepne misli oziroma vsaj ugotoviti, v kateri fazi smo. To namreč pomeni, da tako v svoji glavi pospravimo stvari.

Ker pa po navadi med delovnikom v osmih urah ne opravimo samo ene aktivnosti, temveč se nam velikokrat zdi, da jih je “nešteto”, se moramo vsake aktivnosti lotiti projektno. To pomeni, da se nanjo pripravimo, jo izvedemo in končamo. Med zaključkom prejšnje aktivnosti in začetkom nove pa mora biti odmor, kar pomeni, da misli na neki način odpočijemo, zadihamo in pogledamo naprej.

Tudi pri fizičnem delu potrebujemo počitek, v nasprotnem primeru se telo preveč utrudi. Enako potrebujejo počitek naše misli. Večina jih to naredi s cigareto, nekateri s pogovorom ob kavi, lahko pa je dovolj, da se samo globoko nadihate svežega zraka.

TRIJE ODSTOTKI ČASA ZA ODMOR POVEČAJO UČINKOVITOST ZA TRETJINO

Najbolje je, da se med odmorom vprašamo, kdo smo in kako se počutimo. Tako bomo neposredno preusmerili tok misli z aktivnega dela in se direktno usmerili v naše notranje stanje ter se začeli zavedati sedanjosti.

Zadnje raziskave kažejo, da če tri odstotke časa od našega delovnega časa namenimo odmoru, lahko dosegamo 30 odstotkov večjo učinkovitost pri delu. To torej pomeni, da s kratkimi premori dosežemo veliko, nikakor pa naj se naš delovnik ne spremeni v en sam velik odmor. Nasprotno, pomembno je le, da se zavedamo, da je tudi pri umskem delu izjemnega pomena ravnotežje.

Ljudje, ki jih imenujemo deloholiki in delajo 12 ur ali več na dan, ki po možnosti nimajo niti časa za malico, so lahko na daljši rok celo škodljivi oziroma nevarni za delo, saj njihova koncentracija pada, učinek dela pa je na vloženo energijo zelo majhen. Pri intelektualnem delu se ne smemo “zaganjati”. Predvsem se moramo dobro pripraviti, zbrati dovolj kvalitetne informacije, da bomo lahko sprejeli hitre in kakovostne odločitve.

Poglejmo primer obnove poslovnega prostora. Po navadi gremo najprej k arhitektu, mu pojasnimo, kakšne so naše želje. Ko je načrt že narejen in če ni treba opraviti še gradbenih posegov, začnemo nakupe opreme. Velikokrat je tako, da bi, ko vidimo načrt, imeli radi spremembe že jutri, in s takšno vnemo se lotimo tudi sprememb. A ko smo z deli nekje na polovici ali pa smo jih morda že končali, se pretok informacij v zavestnem delu umiri, na površje pa pridejo procesi iz podzavesti, ki nam povedo, da bi bilo treba urediti še to in to stvar… in potem imamo nenadoma občutek, da bi morali vse še enkrat prenoviti.

NAJPREJ JASEN CILJ, POTEM AKCIJA

Kje smo torej storili napako? Za načrt, ki smo ga dobili, si nismo vzeli dovolj časa in ga s sodelavci nismo večkrat predebatirali. Celo korak več bi morali narediti – najprej bi se morali vprašati, kaj želimo s preureditvijo sploh doseči. Ker vsaka sprememba prostora pomeni tudi prenovo poslovnih procesov in pretoka informacij, to vpliva na samo organizacijo dela. Zato bi morali v bistvu gradbena dela načrtovati šele takrat, ko bi že jasno preverili cilj, strategijo, organizacijo, procese, pretok informacij. Ko bi torej naredili prenovo organizacijske kulture in natančno vedeli, kaj želimo, šele takrat bi poklicali arhitekta in po ponovni preveritvi oziroma optimizaciji poklicali še gradbenike.

Če pa vse skupaj naredimo po obratnem vrstnem redu, nam vsa nerešena vprašanja pomenijo proces pretoka informacij v podzavesti in povzročanje novih psiholoških smeti. In potem si lahko predstavljamo, kako se nam taka gradnja zaključi, če se sploh zaključi. Kdo je sedaj kriv, mi ali mojstri?

A krivca sedaj ne bomo iskali. Želim pokazati le, da če se na stvari ne pripravimo ter si med eno in drugo aktivnostjo ne vzamemo odmora, da lahko jasno vidimo, kje smo in kam moramo iti, lahko naredimo veliko časovne, gmotne in osebne energetske škode. Odmor je pomemben zato, da se zavedamo vrednosti tega, kar smo naredili, da občutimo, da živimo, in da se pripravimo na novo aktivnost. Po aktivnostih smo lahko psihično in fizično utrujeni, ne smemo pa biti “uničeni”, saj je v takem primeru rezultat projekta negativen.

Milan Krajnc je pedagog in psihoterapevt specializiran za vodilne, katerim pomaga iz začaranega kroga, tam, kjer so vstopili. Reorganizira podjetja in poučuje mlade, da ne ponavljajo napake starejših. Pišete mu lahko na: Milan.Krajnc@CrisisCaptain.com

Je Avtor Dinamičnega modela Vodenja podjetja, ki temelji na naravnih zakonitostih. Njegovo knjigo Dinamični model Vodenja, lahko naročite na:

Tiskano verzijo knjige lahko naročite na: http://misteriji.si/art/Uspesnost/Dinamicni-model-vodenja

Elektronsko verzijo knjige lahko naročite na: https://www.dynamicleadership.management/kupi/knjiga/