V poslovnem procesu ugotavljam, da je največja težava komuniciranje, vendar ne tisto… sporočanje, temveč sprejemanje. Naš sogovornik namreč ne razume, kaj mu govorimo. Velikokrat se celo zgodi, da tudi sami ne.

Zato je pomebno, da se na vsak sestanek, posebaj pripravimo, vendar ne v smislu, da si naredimo scenarij pri sebi, kako bomo vodili sestanek, temveč da bodo naše misli čiste in jasne.

V sebi nosimo veliko nedorečenih stvari iz katerih pričenjajo nastajati psihološke smeti. In te smeti ponavadi preidejo tudi v komunikacijo in potem komunikacija oz. to kar želimo prenesti ni popolnoma čisto.

Zato sem med sprehodom po gozdu, ko sem opazoval potok in življenje okoli njega videl, da si lahko predstavljam gozd, kot podjetje, v njem je vse idelano, dokler teče potok s takš o hitrostjo, kot teče… če bi prišel večji val, bi vse zdravo odnesel… če bi vode zmanjkalo, bi bila voda slabega vonja in okusa, ker bi nastale luže, močvirje… Enako je v podjetju, če vzamemo, da je tok potoka, komuniciranje. Zato sem pred leti, tovrstno komuniciranje poimenoval, Dinamični model Komuniciranja. In se zavedal, da ne sme biti samo komuniciranje v skladu z naravnimi zakonitostmi, temveč tudi vodenja celotnega poslovnega sistema. Tako je nastalo Dinamični model Vodenja. Vendar danes se bom osredotočil na  Komunikacijski del:

“To ni zgolj orodje za uvajanje sprememb v podjetje, ampak je predvsem način dela in komuniciranja v podjetju, kjer je jasno opredeljeno, kdo kaj dela, kdo za kaj odgovarja, kdo komu kaj sporoča ter na kak način se informacije predajajo naprej. Komunikacija se prilagodi vsaki organizaciji glede na specifiko njene dejavnosti in strukturo človeških virov. Dinamični model komuniciranja pa omogoča, da so informacije obvladljive, da se vzpostavi monitoring in da se vsak posameznik sooči z lastno odgovornostjo v okviru svojega delovnega mesta. Uvajamo ga direktno med zaposlene, in sicer tam, kjer zaznamo največje težave v komunikaciji in organizaciji dela. Prek dinamičnega modela komuniciranja zaposlene naučimo predvsem jasnega izražanja in razumevanja informacij. Ker imamo različne poglede in lastnosti, sčasoma postane proces organizacije odraz lastnosti zaposlenih. S tem ko se proces dela prilagaja posamezniku, se izgubi bistvo procesa. Prek dinamičnega modela komuniciranja vse zaznane anomalije identificiramo in preoblikujemo na način, ki je sprejemljiv tako za vodstvo kot za zaposlene. Zaposlenim omogočimo razvoj delovnega okolja, ki vzporedno vzpodbuja tudi njihovo osebno rast. Dinamičnega modela ni mogoče prenesti iz ene v drugo organizacijo, zato ga je potrebno zgraditi po dejanskem stanju v organizaciji. Ko postane dinamični model komuniciranja obvladujoči del delovanja organizacije, je dosegel stopnjo zrelosti.

V praksi to pomeni, da se naučimo imeti sestanek sami s sabo, nato na enak način z vodstvom in potem se enak način komuniciranje prenese na vse nivoje v podjetju. Kajti samo če vsi enako komuniciramo, enako informacije tečejo”.

Kako to poteka v praksi?

Celovita rešitev se kaže v postavitvi Projektne pisarne, kot sistemske enote, ki bo skrbela za red in “čistočo” informacij.

1. Korak je urediti komunikacijo na najvišjem nivoju – Kolegij Poslovodstva – Vodenje sestankov po Modelu Dinamični model komuniciranja* (trajanje 3 tedne):
   1. Kot svetovalec sem prisoten na prvih treh kolegijih, kjer predhodno pomagam pripraviti kolegij, tako da uredim informacije, ki se bodo podajale na kolegiju, potem spremljam kolegij in na koncu vsakega sklopa usmerjam. Po kolegiju z vsakim posameznikom opravim individualno svetovalni razgovor, kjer ga usmerim v čistejšo in jasnejšo komunikacijo, ter podiskutiram o izzivih, ki jih nezna sam rešiti. Kjer pa se naučimo tudi imeti sestanek sam s sabo!
   2. Po kolegiju pomagam narediti zapisnik.
   3. Spremljam tri teden, potem je enota že lahko samostojna, sam pa sem prisoten na vsakem drugem oz. na vsakem tretjem.
2. Prenos komunikacije na nižje nivoje – kolegij vodij posameznih sektorjev, kjer vsak član poslovodstva, prenese informacije na enak način, kot jih je dobil na kolegiju (traja 3 tedne):
   1. Kot svetovalec sem prisoten na prvih treh kolegijih, kjer predhodno pomagam pripraviti kolegij, tako da uredim informacije, ki se bodo podajale na kolegiju, potem spremljam kolegij in na koncu vsakega sklopa usmerjam. Po kolegiju z vsakim vodjem opravim individualno svetovalni razgovor, kjer ga usmerim v čistejšo in jasnejšo komunikacijo, ter podiskutiram o izzivih, ki jih nezna sam rešiti. Kjer pa se naučimo tudi imeti sestanek sam s sabo!
   2. Po kolegiju pomagam narediti zapisnik.
   3. Spremljam tri teden, potem je enota že lahko samostojna, sam pa sem prisoten na vsakem drugem oz. na vsakem tretjem.
3. Določijo se naloge, ki spadajo v Procesni in Projektni del poslovanja:
   1. Določi se oseba, ki bo vodila podatke o Projetih.
   2. Projektna pisarna nima Vodja, samo projekti imajo vodja. Projetno pisarno vodi Projektni koordinatot – Project Coach, ki je neposredno odgovoren Predsedniku uprave.
   3. Izbere se program za vodenje projektov, ki bo tudi obveščal odgovorne za posamezno nalogo
   4. Določi se termini za projektne sestanki, vsak projekt ima svoj sestanke in
   5. Uvajanje traja cca 3 meseca

To je seveda klasični model, pristopa, vendar se vedno prilagodi na podjetje. Predhodno pa je potrebno narediti razgovore z vsakim, analizo procesov, d se dejansko vidi, kje so težave. In preden se kolegij začne, vsakega posameznika naučim, kako je če ima zjutraj sestanek sam s sabo in potem na isti način prenese to na kolegij. V naravi to pomeni, da ima potok vedno isti pretok.

Sestanek je vedno razdeljen v 3 dele, vsak po max 25 min (vse se da, ko odstraniš informacijske smeti):

1. del je namenjen tekočim stvarem, ki ovirajo vsakodnevna opravila (kot kamen v čevlju)
2. del je namenjen izboljšavam in prihodnosti
3. del je namenjen aktualnim projektom (na koncu, ker smo predhodno vse nepotrebno za danes dali iz svoje glave)

Tako zelo hitro pridemo do učinkov.!