Vzpostavitev baze znanja v podjetju velja samo za obstoječi kader. Takšno bazo je potrebno neprestano ažurirati in preverjati v kakšni “kondiciji” so nosilci določenih znanj. Znanja so vezana na točno določeno osebo in kadar oseba npr. zapusti podjetje, tudi znanje izgine iz podjetja, vendar s podporo baze znanja vemo, kakšno osebo bomo na novo zaposliti.

Vsi procesi, ki se dogajajo v podjetju jih ustvarjajo ljudje. S tem, ko ljudje zasedejo določeno delovno mesto v podjetju še ne pomeni, da s tem tudi prevzamejo vse lastnosti in znanja, ki jih določeno delovno mesto zahteva, temveč s seboj prinesejo ta znanja in lastnosti. Delovna mesto, postavlja samo okvirje v katerem se naj ta oseba giblje. Prav tako so v podjetju zapisana pravila, kako se naj podatki posredujejo, zapisujejo, preverjajo, kako pa bomo to izvajali, pa je odvisno od nas samih. Torej v tistem trenutku, ko določena oseba menja poslovno funkcijo v podjetju in pride na njeno delavno mesto nova, še ne pomeni, da bo ta oseba imela točno takšna znanja, točno takšne lastnosti in da se bo enako pogovarjala, da bo enako odločna, razumevajoča… skratka imela enak način komunikacije in posredovanje informacij. Zato je velika fluktuacija kadrov lahko zelo negativna oz. podjetju povzroča velike finančne in časovne stroške, predvsem pa se pozna na kvaliteti storitev.

MODELIRANJE SKUPNE DINAMIKE V DRUŽBI

Vzpostavitev baze znanja v podjetju velja samo za obstoječi kader. Takšno bazo je potrebno neprestano ažurirati in preverjati v kakšni “kondiciji” so nosilci določenih znanj. Zato je takšno bazo podatkov potrebno povezati z osnovnim informacijskim sistemom v podjetju, preko katerega se vodijo procesi in projekti. Določeno znanje mora biti vezano na določeno osebo. Tako pri določevanju nalog pri procesih in projektih, neposredno povemo, kakšna znanja so bila potrebna za opravljanje določene naloge. Ko na koncu naredimo analizo nekega procesa ali projekta, bomo tako dobili tudi podatek, katera znanja so bila potrebna in uporabljena na projektu.

Zavedati se moramo, da ob odhodu določene osebe iz podjetja bo to znanje tudi odšlo, če ga ne bo neposredno prenesla na sodelavce. Torej s tem, ko oseba odide, odide tudi to znanje. Vendar zapis, kakšno znanje je potrebno uporabiti na določnem projektu ali procesu pa ostane.
S tem ko znanja z osebo odidejo iz podjetja, pa ostajajo določena prepričanja. Kar ne moremo enačiti z bazo znanja, temveč gre za določena pravila, ki niso nikjer napisana in lastnosti oseb, ki velikokrat na njih pozabimo. Če pogledamo na primeru:
„Začnite s kletko, v kateri je pet opic. Znotraj kletke naj s stropa na vrvici visi banana, pod njo pa postavite lestev. Hitro bo ena od opic skušala splezati po lestvi proti banani. Vendar takoj, ko se to zgodi, njo in vse ostale opice polijte z mrzlo vodo tako močno, da banana ostane nedotaknjena. Čez nekaj časa se bo še kaka opica skušala na enak način dokopati do banane, ampak z enakim rezultatom, ker boste opice ponovno obilno namočili v mrzli vodi. Kmalu bodo opice, čim se bo kaka od njih hotela lotiti banane, popadle po njej in ji to preprečile. Takrat lahko ukinete polivanje z mrzlo vodo. Sedaj pa vzemite eno od opic iz kletke in jo nadomestite z novo. Ta se bo seveda spet hotela lotiti banane, a jo bodo ostale napadle in ji to – zaradi preteklih izkušenj – preprečile. Po še nekaj poskusih se bo naučila, da bo napadena vsakokrat, ko se bo skušala po lestvi približati banani. Ponovno zamenjajte eno od starih opic z novo. Ta se spet poskuša povzpeti po lestvi, a jo ostale napadejo. Tudi prejšnja nova opica se z navdušenjem pridruži njenemu kaznovanju. Na ta način postopno zamenjajte vse stare opice z novimi. Vsaka od njih bo dobila batine, ko se bo skušala približati banani. Večina od opic sploh ne bo imela pojma, zakaj ni dovoljeno vzpenjanje po lestvi in zakaj sodelujejo v pretepu. Ko ste zamenjali vso “staro garnituro”, nobena od navzočih opic nima izkušnje z mrzlo vodo in vendar si niti ena ne drzne splezati po lestvi do banane. Zakaj? Ker – kolikor one vedo – se to od nekdaj ne sme! In tako nastajajo mnenja, pravila lepega vedenja, red v podjetjih, politika, vere, večne resnice …”

V podjetju vse preveč, damo na strokovno znanje premalo pa na lastnosti ljudi. Namreč, velikokrat ravno strokovnjaki povzročijo krizo v podjetju. Z znanjem in razvojem si ustvarijo v podjetju zelo veliko avtoriteto in nato vse preveč potencirajo stroko, premalo pa komercialo in finance.
Tako je potrebno ob bazi znanja pri ljudeh voditi tudi njihove osebne lastnosti oz. hrati zraven zahtev za določeno delovno mesto tudi navesti, kakšne lastnosti mora imeti oseba. Zelo priporčljivo je, da predvsem za vodilne oz. ključne osebe v podjetju izdelamo psihološki profil, kjer ugotvaljamo:

• Kakšni so njegovi osebni cilj, kako reagira v kriznih situacijah, ali zaupa, je naiven, kako se prilagaja, kako rešuje konflikte, lojalnost …

Saj če je oseba preveč samosvoja nam njegovo strokovno znanje nič ne pomaga.
Predvsem dobro pa moramo imeti v podjetju napisana vsa pravila poslovanja, popisane procese in odgovornosti. Saj tako zmanjšamo izgovore zaposlenih. Hkrati pa je ta pravila potrebno venomer obnavljati in jih neposredno sporočati v sam proces, saj tako ne moremo prihajati do zgoraj omenjenega primera.

KAKO TO REALIZIRATI?
Kadar iščemo novo osebo, ki jo želimo zaposliti, moramo v razpisu čim bolj definirati znanja in lastnosti oseb.

Če ne bomo izdelali psihološkega profila, se bomo zanašali na lastne občutke, priporočila in strokovne reference. Zato je potrebno tudi vzpostaviti sistem, kako bomo vse te lastnosti in znanja merili, tako da bomo lahko čez nekaj časa imeli realno sliko. Vse podatke in lastnosti zaposlenega moramo vnašati v računalniško aplikacijo: Kadrovska evidenca. Priporoča se, da se aplikacija nadgradi z modulom Baza znanja.

Tako zraven vseh osnovnih podatkov, ki jih moramo voditi o zaposlenem vodimo še kakšna znanja uporablja in lastnosti. Predhodno moramo narediti seznam znanj in lastnosti, da jih lahko neposredno povežemo.

Če računalniški modul Baza znanja neposredno pogledamo, bomo videli seznam vseh znanj v podjetju in pod vsakim znanjem, kdo vse ta znanja tudi obvlada.

Ta baza nam predvsem koristi, kadar se lotevamo določenega projekta ali imamo kakšen določen problem, enostavno pogledamo v bazo ali imamo to znanje v podjetju in kdo je njegov lastnik. Tako lahko do rešitve pridemo zelo hitro.

Pri projektih je zelo pomembno, da upoštevamo tudi lastnosti oseb, saj pri projekten delu, vsaka oseba prevzame zelo veliko odgovornost in če niso osebe med seboj poenotene, je projekt lahko ogrožen.

Skratka znanje je tisto, ki podjetju daje kvaliteto, hitreje bomo prišli do določenega znanja, hitreje bomo rešili problem, kar je lahko naša konkurenčna prednost. Vendar samo znanje nosimo ljudje, tako imamo zraven znanja veliko različnih lastnosti, ki nam to znanje na pravilen način tudi omogočajo izražati. In takšne lastnosti je potrebno tudi upoštevati.

Praksa je pokazala, da je takšno orodje najhitreje in najceneje narediti v enem od spletnih programskih jezikov.