Z vodenjem projekta bi se naj ukvarjal strokovnjak iz tistega področja, ki ga vodi, ob sebi bi naj imel koordinatorja, ki izvaja administrativni del projekta. Tak koordinator je lahko koordinator vsem projektnim vodij, kar pomeni, da se oni ukvarjajo s stroko on pa z administracijo. Saj ravno administracija strokovnjakom pri projektih povzroča največ težav. Ta oseba ali skupina koordinatorjev se imenuje projektna pisarna. Vloga projektne pisarne ni samo administracija, temveč usklajevanje projektnega tima.

Vsako drugo besedo, ki jo slišimo na sestankih in v javnosti je »projekt«. Včasih smo govorili, da je za urejeno delo potrebno delati projektno, sedaj ko delamo projektno, pa se pojavi težava, kako takšno število projektov obvladovati. Projektno delo brez pravilnega vodenja, lahko povzroči še večji kaos, kot smo ga imeli preden smo pričeli projektno delati.

Kljub vedno boljši informacijski podpori, se je težko znajti v množici informacij, ki se nam pojavljajo ob projektih. Kadar projekt teče brez težav, se informacije dajo obvladovati, tudi brez ustrezne informacijske podpore, v primeru, ko nekdo na projektu prične zamujati, pa nam niti dober sistem več ne more pomagati pri usklajevanju. Zato je nujno, da nam pri vodenju projektov pomaga še nekdo, ker pa je ponavadi premalo ljudi in celotno vodenje ter izvajanje pade na par posameznikov, si tega ne moremo privoščiti, zato je pomembno, kako si delo razdelimo oz. kako se organiziramo.
Z vodenjem projekta bi se naj ukvarjal strokovnjak iz tistega področja, ki ga vodi ob sebi bi naj imel koordinatorja, ki izvaja administrativni del projekta. Tak koordinator je lahko koordinator vsem projektnim vodij, kar pomeni, da se oni ukvarjajo s stroko on pa z administracijo. Saj ravno administracija strokovnjakom pri projektih povzroča največ težav. Ta oseba ali skupina koordinatorjev se imenuje projektna pisarna. Vloga projektne pisarne ni samo administracija, temveč usklajevanje projektnega tima in kot bi rekli tisti, ki vedno zamujajo »spet me preganjajo«.
Koordinator je torej vodja projektne pisarne, ki skupaj s projektnim vodjem poskrbi za dobro pripravljen časovni in finančni plan. Nato vodja projektne pisarne obvešča vsakega izvajalca o naloga, ki jih morajo opraviti in hkrati preverja ali so naloge zaključili (ne sme se vtikati v kvaliteto in vsebino, to je naloga projektnega vodje), ko je zato potekel čas oz. preverja, ko bi morale naloge iti proti koncu. V kolikor pride do zamud, mora o tem obveščati vse vključene na projektu, predvsem pa opozarja, ko je projekt na kritični poti. Vse informacije in skupinsko obveščanje mora potekati preko projektne pisarne. Vodja projektne pisarne poskrbi, da so vse informacije na enem mestu in hkrati poskrbi, da so vsi o vsem obveščeni.

»Gospodinja« jih naj koordinira
Vodja projektne pisarne bi naj bila oseba tipa »gospodinja«. Če vemo, da je za gospodinjo znano, da ima v svojem domu vse na svojem mestu, točno ve, kdaj kakšnemu živilu poteče rok uporabe, nikoli ji ničesar ne zmanjka, zelo natančno vodi finance in ima avtoriteto v svojem prostoru. Enake lastnosti bi moral imeti vodja projektne pisarne. Zadosti, da ima vsaj šesto stopnjo ekonomske smeri z dobrim znanjem računalništva, je nekonfliktna oseba, urejena in dobro organizirana, predvsem pa si zna ustvariti avtoriteto in postaviti meje. V kolikor je manjše podjetje lahko to delo opravlja tudi poslovna asistentka. V nasprotnem primeru lahko na to delavno mestu napreduje tajnica.

Projektna pisarna torej ni prosto, kjer se vodijo projekti, temveč oseba, ki koordinira informacije, ki nastajajo na projektih.

Naloge projektne pisarne:

• vodenje zapisnikov,
• obveščanje ostalih članov projektnega tima o spremembah,
• usklajevanje terminov in sestankov,
• spremljanje finančnih in časovnih načrtov,
• obveščanje o nalogah, ki jih je potrebno narediti,
• iskanje alternativnih virov.

Prednosti postavitve projektne pisarne:

• razbremenitev strokovnjakov z administracijo,
• povečanje učinkovitosti projektnega tima,
• izboljšanje komunikacije,
• učinkovita koordinacija,
• zmanjšanje tveganja,
• povečanje stabilnosti projekta
• prihranek časa in denarja.